Về việc sử dụng thông tin cá nhân liên quan đến xét tuyển nhập học và quản lý học sinh

Tất cả hồ sơ thông tin cá nhân mà học sinh đã gửi lên nhà trường là nhằm mục đích xét duyệt hồ sơ nhập học và để quản lý học sinh. Những hồ sơ đó sẽ được quản lý và bảo mật như sau:

Mục đích sử dụng

1. Nhà trường sử dụng thông tin họ tên ngày tháng năm sinh, giới tính để xét duyệt hồ sơ nhập học.
2. Nhà trường sử dụng những thông tin để liên lạc như số điện thoại, mail, địa chỉ nhà để liên lạc về ngày giờ những kỳ thi và trả lời thông tin liên quan đến việc ứng tuyển
3. Nhà trường sử dụng những thông tin cá nhân khai trong giấy tờ làm thủ tục xin cấp tư cách lưu trú nộp lên sở nhập quốc
4. Sau khi đã nhập học để thực hiện những việc quản lý cần thiết nhà trường sẽ sử dụng những thông tin như (1, thông tin cá nhân học sinh, 2 thông tin người bảo lãnh)

Về việc ủy thác cho bên thứ 3

Các mục từ 1 đến 4 trên, ngoài những điều được pháp luật quy định nhà trường sẽ không xuất trình cho bên thứ 3 khác nếu không có sự đồng ý của chính học sinh.
Tuy nhiên trong trường hợp các cơ quan nhà nước có yêu cầu nhà trường cung cấp thông tin cá nhân để làm các thủ tục có tính pháp luật, thì nhà trường vẫn cung cấp dù không được sự đồng ý của học sinh.
Ngòai ra, để xử lý những thông tin như quản lý học sinh nộp đơn xin học vào trường và quản lý học sinh của trường thì nhà trường có ủy thác 1 số nghiệp vụ cho bên thứ 3. Tuy nhiên nhà trường đã ký cam kết bảo mật những thông tin cá nhân của học sinh với bên được ủy thác.

1 số điểm lưu ý trong trường hợp học sinh không trình lên đầy đủ những thông tin cá nhân cần thiết

Trong phần mục đích sử dụng từ 1 đến 3, đều là những thông tin bắt buộc phải khai báo khi nộp hồ sơ xin nhập học. Vì thế nếu trường hợp nào không nộp lên đầy đủ thông tin thì hồ sơ sẽ không được nhận.
Ngòai ra, những trường hợp không nộp đủ thông tin cần thiết thì nhà trường không thể xét duyệt hồ sơ được, vì vậy yêu cầu học sinh thấu hiểu vấn đề này.
Với mục số 4 dành cho những học sinh đang học tại trường, để thực hiện quản lý học sinh 1 cách hợp lý nếu có trường hợp nào không đồng ý xuất trình những thông tin cá nhân nhà trường sẽ có thể từ chối nhận học sinh tiếp tục học.

Về việc công bố, chỉnh sửa và xóa thông tin cá nhân

Về những thông tin nhà trường đã lưu giữ, học sinh có thể yêu cầu nhà trường công bố, hoặc chỉnh sửa, xóa bỏ những thông tin cá nhân, hay những kết quả đã công bố
Tuy nhiên, việc công khai những thông tin liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ nhập học có khả năng gây ra nhiều vấn đề trở ngại cho nên có thể nhà trường sẽ không cung cấp. Kể cả sau khi đã nhập học những thông tin nào gây trở ngại cho việc quản lý học sinh nhà trường cũng sẽ không cung cấp
Trường hợp học sinh có yêu cầu công khai, chỉnh sửa và xóa bỏ thông tin cá nhân, xin hãy trực tiếp liên lạc với bộ phận quản lý học sinh dưới đây. Nhà trường sẽ yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy than trước khi trả thông tin cá nhân

Yu Language Academy (Phân viện Tokyo-Sapporo), học viện ngôn ngữ văn hóa Yu– Phòng phụ trách quản lý học sinh
Điện thoại 03-3209-0160
FAX: +81-3-3209-0170

Phụ trách bảo mật thông tin cá nhân

Số liên lạc người quản lý bảo mật thông tin cá nhân- trưởng phòng kế toán tổng vụ:

Số liên lạc：03-5925-1643　(Công ty cổ phần License Acdemy)
Phần học sinh ghi chú