Xử lý thông tin cá nhân liên quan đến tuyển sinh và quản lý học viên
Về việc sử dụng thông tin cá nhân liên quan đến xét tuyển nhập học và quản lý học sinh
Tất cả hồ sơ thông tin cá nhân mà học sinh đã gửi lên nhà trường là nhằm mục đích xét duyệt hồ sơ nhập học và để quản lý học sinh. Những hồ sơ đó sẽ được quản lý và bảo mật như sau:
Mục đích sử dụng
1. Nhà trường sử dụng thông tin họ tên ngày tháng năm sinh, giới tính để xét duyệt hồ sơ nhập học.
2. Nhà trường sử dụng những thông tin để liên lạc như số điện thoại, mail, địa chỉ nhà để liên lạc về ngày giờ những kỳ thi và trả lời thông tin liên quan đến việc ứng tuyển
3. Nhà trường sử dụng những thông tin cá nhân khai trong giấy tờ làm thủ tục xin cấp tư cách lưu trú nộp lên sở nhập quốc
4. Sau khi đã nhập học để thực hiện những việc quản lý cần thiết nhà trường sẽ sử dụng những thông tin như (1, thông tin cá nhân học sinh, 2 thông tin người bảo lãnh)
Về việc ủy thác cho bên thứ 3
Các mục từ 1 đến 4 trên, ngoài những điều được pháp luật quy định nhà trường sẽ không xuất trình cho bên thứ 3 khác nếu không có sự đồng ý của chính học sinh.
Tuy nhiên trong trường hợp các cơ quan nhà nước có yêu cầu nhà trường cung cấp thông tin cá nhân để làm các thủ tục có tính pháp luật, thì nhà trường vẫn cung cấp dù không được sự đồng ý của học sinh.
Ngòai ra, để xử lý những thông tin như quản lý học sinh nộp đơn xin học vào trường và quản lý học sinh của trường thì nhà trường có ủy thác 1 số nghiệp vụ cho bên thứ 3. Tuy nhiên nhà trường đã ký cam kết bảo mật những thông tin cá nhân của học sinh với bên được ủy thác.
1 số điểm lưu ý trong trường hợp học sinh không trình lên đầy đủ những thông tin cá nhân cần thiết
Trong phần mục đích sử dụng từ 1 đến 3, đều là những thông tin bắt buộc phải khai báo khi nộp hồ sơ xin nhập học. Vì thế nếu trường hợp nào không nộp lên đầy đủ thông tin thì hồ sơ sẽ không được nhận.
Ngòai ra, những trường hợp không nộp đủ thông tin cần thiết thì nhà trường không thể xét duyệt hồ sơ được, vì vậy yêu cầu học sinh thấu hiểu vấn đề này.
Với mục số 4 dành cho những học sinh đang học tại trường, để thực hiện quản lý học sinh 1 cách hợp lý nếu có trường hợp nào không đồng ý xuất trình những thông tin cá nhân nhà trường sẽ có thể từ chối nhận học sinh tiếp tục học.
Về việc công bố, chỉnh sửa và xóa thông tin cá nhân
Về những thông tin nhà trường đã lưu giữ, học sinh có thể yêu cầu nhà trường công bố, hoặc chỉnh sửa, xóa bỏ những thông tin cá nhân, hay những kết quả đã công bố
Tuy nhiên, việc công khai những thông tin liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ nhập học có khả năng gây ra nhiều vấn đề trở ngại cho nên có thể nhà trường sẽ không cung cấp. Kể cả sau khi đã nhập học những thông tin nào gây trở ngại cho việc quản lý học sinh nhà trường cũng sẽ không cung cấp
Trường hợp học sinh có yêu cầu công khai, chỉnh sửa và xóa bỏ thông tin cá nhân, xin hãy trực tiếp liên lạc với bộ phận quản lý học sinh dưới đây. Nhà trường sẽ yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy than trước khi trả thông tin cá nhân
Yu Language Academy (Phân viện Tokyo-Sapporo), học viện ngôn ngữ văn hóa Yu– Phòng phụ trách quản lý học sinh
Điện thoại 03-3209-0160
FAX: +81-3-3209-0170
Phụ trách bảo mật thông tin cá nhân
Số liên lạc người quản lý bảo mật thông tin cá nhân- trưởng phòng kế toán tổng vụ:
Số liên lạc：03-5925-1643 (Công ty cổ phần License Acdemy)
Phần học sinh ghi chú
Xử lý thông tin cá nhân liên quan đến tuyển sinh và quản lý học viên
Về việc sử dụng thông tin cá nhân liên quan đến xét tuyển nhập học và quản lý học sinh
Tất cả hồ sơ thông tin cá nhân mà học sinh đã gửi lên nhà trường là nhằm mục đích xét duyệt hồ sơ nhập học và để quản lý học sinh. Những hồ sơ đó sẽ được quản lý và bảo mật như sau:
Mục đích sử dụng
1. Nhà trường sử dụng thông tin họ tên ngày tháng năm sinh, giới tính để xét duyệt hồ sơ nhập học.
2. Nhà trường sử dụng những thông tin để liên lạc như số điện thoại, mail, địa chỉ nhà để liên lạc về ngày giờ những kỳ thi và trả lời thông tin liên quan đến việc ứng tuyển
3. Nhà trường sử dụng những thông tin cá nhân khai trong giấy tờ làm thủ tục xin cấp tư cách lưu trú nộp lên sở nhập quốc
4. Sau khi đã nhập học để thực hiện những việc quản lý cần thiết nhà trường sẽ sử dụng những thông tin như (1, thông tin cá nhân học sinh, 2 thông tin người bảo lãnh)
Về việc ủy thác cho bên thứ 3
Các mục từ 1 đến 4 trên, ngoài những điều được pháp luật quy định nhà trường sẽ không xuất trình cho bên thứ 3 khác nếu không có sự đồng ý của chính học sinh.
Tuy nhiên trong trường hợp các cơ quan nhà nước có yêu cầu nhà trường cung cấp thông tin cá nhân để làm các thủ tục có tính pháp luật, thì nhà trường vẫn cung cấp dù không được sự đồng ý của học sinh.
Ngòai ra, để xử lý những thông tin như quản lý học sinh nộp đơn xin học vào trường và quản lý học sinh của trường thì nhà trường có ủy thác 1 số nghiệp vụ cho bên thứ 3. Tuy nhiên nhà trường đã ký cam kết bảo mật những thông tin cá nhân của học sinh với bên được ủy thác.
1 số điểm lưu ý trong trường hợp học sinh không trình lên đầy đủ những thông tin cá nhân cần thiết
Trong phần mục đích sử dụng từ 1 đến 3, đều là những thông tin bắt buộc phải khai báo khi nộp hồ sơ xin nhập học. Vì thế nếu trường hợp nào không nộp lên đầy đủ thông tin thì hồ sơ sẽ không được nhận.
Ngòai ra, những trường hợp không nộp đủ thông tin cần thiết thì nhà trường không thể xét duyệt hồ sơ được, vì vậy yêu cầu học sinh thấu hiểu vấn đề này.
Với mục số 4 dành cho những học sinh đang học tại trường, để thực hiện quản lý học sinh 1 cách hợp lý nếu có trường hợp nào không đồng ý xuất trình những thông tin cá nhân nhà trường sẽ có thể từ chối nhận học sinh tiếp tục học.
Về việc công bố, chỉnh sửa và xóa thông tin cá nhân
Về những thông tin nhà trường đã lưu giữ, học sinh có thể yêu cầu nhà trường công bố, hoặc chỉnh sửa, xóa bỏ những thông tin cá nhân, hay những kết quả đã công bố
Tuy nhiên, việc công khai những thông tin liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ nhập học có khả năng gây ra nhiều vấn đề trở ngại cho nên có thể nhà trường sẽ không cung cấp. Kể cả sau khi đã nhập học những thông tin nào gây trở ngại cho việc quản lý học sinh nhà trường cũng sẽ không cung cấp
Trường hợp học sinh có yêu cầu công khai, chỉnh sửa và xóa bỏ thông tin cá nhân, xin hãy trực tiếp liên lạc với bộ phận quản lý học sinh dưới đây. Nhà trường sẽ yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy than trước khi trả thông tin cá nhân
Yu Language Academy (Phân viện Tokyo-Sapporo), học viện ngôn ngữ văn hóa Yu– Phòng phụ trách quản lý học sinh
Điện thoại 03-3209-0160
FAX: +81-3-3209-0170
Phụ trách bảo mật thông tin cá nhân
Số liên lạc người quản lý bảo mật thông tin cá nhân- trưởng phòng kế toán tổng vụ:
Số liên lạc：03-5925-1643 (Công ty cổ phần License Acdemy)
Phần học sinh ghi chú
Hãy điền những giấy tờ đơn xin theo mẫu của trường và nộp đúng thời hạn.
Tư cách dự tuyển
Thỏa mãn 1 trong những điều kiện sau
Hoàn thành chương trình đào tạo phổ thông 12 năm tại nước sở tại.
Đã hoàn thành chương trình đào tạo chuyên tu đủ tư cách để học lên chương trình phổ thông ở nước sở tại。
Đã trao đổi bàn bạc với nhân viên trong trường
Phải thỏa mãn điều kiện dưới 29 tuổi
Sẽ có 1 bài kiểm tra để kiểm tra trình độ kiến thức cơ bản của học sinh
Thủ tục nộp hồ sơ
ア）Hồ sơ cần nộp
Đơn xin nhập học(theo mẫu quy đinh)
Lý do muốn nhập học (Viết tự do, trên khổ giấy A4)
Bằng tốt nghiệp cuối cùng, hoặc chứng nhận tốt nghiệp(chứng nhận kết thúc khóa học)
Học bạ, bảng điểm
Khảo sát về việc học tiếng nhật
Ảnh（3Cm×4Cm）4 chiếc （chụp trong vòng 3 tháng, 1 ảnh dán vào hồ sơ）
Ảnh(jpg)
Chứng nhận học tiếng nhật: chứng nhận đang học tiếng nhật (trên 150 giờ), giấy chứng nhận đã học tiếng nhật. Với những ngừơi nào đã có bằng VD: Kết quả thi Nattest, Top J, JLPT, giấy thông báo kết quả …)
Ngoài những giấy tờ trên, còn có những giấy tờ sau:
Chứng nhận việc làm (xác nhận của nơi làm việc) (đối với trường hợp đã đi làm)
Photo hộ chiếu( với những người đã có hộ chiếu, những học sinh đã từng qua nhật rồi bắt buộc phải nộp bản copy hộ chiếu và visa)
イ）Giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh
Trường hợp người bảo lãnh sống tại nhật
Giấy bảo lãnh （theo mẫu quy định, có đóng dấu）
Giấy cam kết với pháp luật sẽ chi trả kinh phí （theo mẫu quy định・có đóng dấu
Xác nhận công việc hiện tại
Chứng nhận thuế cư trú hoặc giấy chứng nhận đã nộp thuế
Giấy cư trú（gồm cả những người sống cùng 1 hộ）、hoặc chứng nhận đã đăng ký người ngoại quốc (trường hợp người bảo lãnh là người nước ngoài sống tại Nhật)
Chứng nhận đăng ký con dấu
Giấy tờ xác nhận mối quan hệ giữa học sinh và người bảo lãnh
Xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng
Trường hợp người bảo lãnh không sống tại nhật(người bảo lãnh ở nước sở tại)
Giấy bảo lãnh （theo mẫu quy định, có đóng dấu）
Giấy cam kết với pháp luật sẽ chi trả kinh phí （theo mẫu quy định・có đóng dấu
Xác nhận tiền gửi ngân hàng với danh nghĩa của người bảo lãnh (có quy đổi ra tỷ giá tiền yên hoặc dola)
Xác nhận công việc hiện tại hoặc chứng nhận kinh doanh
Giấy tờ xác nhận mối quan hệ giữa học sinh và người bảo lãnh ví dụ như sổ hộ khẩu, giấy xác nhận cư trú, hoặc những giấy tờ hành chính khác.
Xác nhận thu nhập, chứng nhận đã đóng thuế…(bản gốc)
Trường hợp người bảo lãnh là chính học sinh
Giấy bảo lãnh （theo mẫu quy định, có đóng dấu）
Xác nhận tiền gửi ngân hàng với danh nghĩa của học sinh (có tỷ giá tiền yên hoặc dola)
Ghi chú
Trường hợp học sinh tự bảo lãnh, sẽ có 1 số giấy tờ khác so với thông thường, vì thế yêu cầu học sinh hãy liên lạc với nhà trường.
Tất cả các giấy tờ đều phải dịch sang tiếng nhật (nếu học sinh nào có nhu cầu dịch có thể liên lạc với nhà trường
Những giấy tờ kể trên phải do nhà trường hoặc các cơ quan cấp, và phải còn hiệu lực ít nhất trong vòng 3 tháng
ウ）Phí xét tuyển
Cả 3 trường hợp A,B,C đều là 30,000 yên
Phí xét duyệt hồ sơ phải được nộp khi nộp đơn xin dự tuyển, trường hợp không đỗ sẽ không được trả lại.
Phương thức duyệt hồ sơ
Nhà trường sẽ thẩm tra hồ sơ mà học sinh đã nộp lên, trong trường hợp cần thiết sẽ có phỏng vấn, và thi đối với học sinh hoặc người bảo lãnh.
Thông báo kết quả
Những hồ sơ được nhà trường nhận sẽ được nộp lên sở nhập quốc và tiến hành các thủ tục để xin xác nhận tư cách lưu trú.
Kết quả kiểm duyệt của sở nhập quốc sẽ được gửi đến người bảo lãnh và học sinh. Tuy nhiên từ lúc nộp hồ sơ lên sở nhập quốc đến khi có kết quả sẽ mất từ 2 đến 3 tháng
Thủ tục nhập học và việc xin visa
Sau khi nhân được thông báo có 「Chứng nhận tư cách lưu trú」học sinh sẽ nộp tiền học phí cho nhà trường. Sau đó nhà trường sẽ chuyển giấy thông báo nhập học và giấy chứng nhận có tư cách lưu trú
Học sinh cần lưu ý chuẩn bị những giấy tờ sau, đến cơ quan hành chính cảu nhật để làm thủ tục xin visa du học.
Giấy chứng nhận có tư cách lưu trú
Hộ chiếu,
2 ảnh
Người bảo lãnh sẽ phải liên lạc với nhà trường về ngày đến nhật của học sinh
※ Để xin chứng nhận tư cách lưu trú sẽ mất từ 2 đến 3 tháng, cho nên học sinh sẽ phải nộp giấy tờ hồ sơ lên nhà trường trước ngày dự tính sang nhật khoảng 4 đến 5 tháng.
…PDF 
…Word 
…Excel